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Uma visão da atual conjuntura empresarial para melhoria continua dos controles internos e de Compliance

por Daniel Gobbi Costa e Rafael Levi em 05/09/2016

“Se você quer uma mudança permanente, pare de focar no tamanho de seus problemas e comece a focar no seu tamanho!”  T. Harv Eker

 

O cenário empresarial brasileiro está cada vez mais complexo, e a cada dia torna-se mais difícil consubstanciar resultados e políticas que assegurem o controle operacional. Neste sentido, e em muitos casos, as empresas adoram como medida preventiva, a aplicação de uma consultoria direcionada aos processos e controles internos, como ferramenta capaz de demonstrar, utilizando-se de metodologias e analises substantivas, a confiabilidade e independência a saber, podendo assim também de se orientar na aplicabilidade de práticas de governança corporativa, de combate à evasão de divisas, ora norteada pela Lei nº. 12.846 de 2013 de Anticorrupção Empresarial e controle ao cumprimento da legislação fiscal e aduaneira, utilizando-se como agente de suporte para assegurar que os resultados, que muitas das vezes causam impacto negativo e representam riscos para àqueles que buscam implementar e manter políticas de Compliance, para um impacto positivo na constante melhoria de seus processos como um todo.

Não obstante ao foco que pretendemos elucidar, a consultoria – e em especial à Aduaneira, é o instrumento pelo qual são revisados os procedimentos de comércio exterior levados a efeito pelas empresas, especialmente pelos seus departamentos próprios. Sem prejuízos de quaisquer naturezas e oficio, são analisados tópicos factíveis de intervenção fiscal tais como, de igual forma, o seguro internacional, o frete internacional e o frete rodoviário, a contratação de comissárias de despachos e toda a logística envolvida nas operações internacionais. Este trabalho de alta complexidade analisa em sua gama as classificações tarifárias de mercadorias e descrições utilizadas, os licenciamentos, as rotulagens ou etiquetagens, os regimes aduaneiros especiais e controles contábeis e fiscais.

Sendo assim, corroborando com a ideia de aplicar práticas de Compliance e Governança Corporativa aos controles internos, sabendo-se que, em muitos casos a demanda operacional, burocracia e outros fatores intrínsecos e extrínsecos torna-se quase que impossível para muitas empresas verificarem e manterem atualizadas seus controles internos, entende-se que, independente do cenário que a empresa esteja deparada, os principais fundamentos e pontos básicos devem ser verificados constantemente, haja vista, o escopo que pretende-se apresentar para inserir-se nestas boas práticas de mercado.

Recomenda-se a todas as empresas manterem atualizados e em situação regular os principais tópicos:

  1. Informações relacionadas ao seu Ato Constitutivo e alterações de Contrato Social, Inscrição CNPJ e demais Inscrições factíveis as operações de negócios da empresa, tendo assim o registro de todas alterações contratuais realizadas e indicando local especifico para arquivamento para consulta e/ou cópias dos contratos quando necessário;
  2. Manter a regularidade para obtenção e manutenção das Certidões Negativas no âmbito federal, previdenciária, estadual, municipal e certidão destinadas a falência voltadas a processos civis;
  3. Elaborar e manter atualizado os documentos capazes de identificar as funções diretivas, as de nível de gestão, e os responsáveis por áreas e atividades de negócios da empresa;
  4. Obter sempre que necessário, certificações de qualquer natureza que corroborem com a melhoria continua do processo de idoneidade, conformidade e segurança da empresa. Elaborar dentro da política de Compliance e Qualidade, um escopo que indique quais as vantagens de se obter tais certificações e manter controle das mesmas;
  5. Adotar como política de controles internos a realização periódica de auditorias contábeis, comerciais, operacionais, de gestão de conformidades e outras que se forem necessárias para identificar por analise substantiva aos processos, informações que assegurem a qualidade dos processos internos na execução das operações de negócios da empresa;
  6. Manter controle para assegurar que sejam verificadas de forma periódica o histórico de infrações à legislação Fiscal, Tributária e Aduaneira incluindo analises preventivas e/ou corretivas para evitar que as mesmas voltem a ser cometidas;
  7. Assegurar a regularidade das escriturações contábeis indicando o cumprimento das Normas Brasileiras de Contabilidade, emitidas pelas Resoluções Conselhos Federal e Respectivos Pronunciamentos Técnicos (CPCs);
  8. Assegurar a correta evidenciação das Demonstrações Contábeis capazes de indicar o nível de report no cumprimento da legislação contábil e societária com observância e transparência aplicadas a Lei 11.638 de 2007, parametrizadas as Normas Internacionais de Contabilidade denominadas IFRS (International Financial Reporting Standards);
  9. Manter relacionado dentro da política de controles internos da empresa quais Obrigações Acessórias no âmbito Federal, Estadual e Municipal contemplam as operações da empresa, incluindo-as em conformidade ao calendário fiscal.

Concomitante ao acima apresentado, e em especial para as empresas atuantes no Comércio Exterior, ou parceiros comerciais atuantes na Cadeia Logística Internacional inerente a este processo, orienta-se a adesão ao Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado instituído pela Instrução Normativa RFB nº 1598 de 2015, que dispõe de uma proposta ampla e robusta de controle para harmonizar voluntariamente as empresas que almejam inserir-se ao seleto roll de empresas consideradas como confiáveis por parte da Receita Federal do Brasil.

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